Mucho se discute sobre si las empresas deben dar autonomía a sus directivos para tomar decisiones, una vez facilitado el marco estratégico (posicionamiento competitivo, misión visión y valores) y fijados los objetivos cuantitativos y cualitativos para el ejercicio en cuestión, o si por el contrario es mejor celebrar periódicamente y de forma organizada un comité de dirección en el que se tomen todas las decisiones ejecutivas de un determinado calado.
Posiblemente la respuesta estará en función del nivel de experiencia de los directivos y la capacidad de comunicación entre todos ellos, pero sabiendo que los comités de dirección pueden retrasar en algunas ocasiones, y hacer trabajar demasiado a los directivos en otras muchas, lo cierto es que es una de las armas principales del director general.
Objetivos del director general en los comités de dirección.
1.- Que los directivos interioricen los valores y la estrategia de la empresa. Trabajar en la priorización de los criterios de decisión. El plan estratégico y los objetivos son el norte de las decisiones, pero en el caso de muchas decisiones habrá que priorizar unas cosas sobre otras. Explicar esas priorizaciones en muchos casos servirá para que los directivos interioricen realmente los valores y la estrategia de la empresa.
2.- Decisiones más frías y maduras. El hecho de que los directivos deban realizar un planteamiento escrito y desarrollado de la decisión por parte del directivo. El hecho de tener que escribir la petición de la decisión a adoptar (compra, despido, expediente de viabilidad, proyecto…) obligará al directivo a ordenar los criterios y madurar la petición, y el director general tendrá oportunidad de analizar el documento y madurar su postura con el tiempo necesario, así como la mejor forma de comunicarla.
3.- Mejorar la visión global: Mejor entendimiento entre departamentos y directivos. Es normal que los directivos funcionales o locales adolezcan de una visión global de la empresa, es lógico dado que sus responsabilidades son parciales y a menudo sus objetivos e incentivos también. La toma de decisiones en el seno de un comité de dirección permitirá a los responsables explicar porqué determinadas decisiones de un departamento o área pueden perjudicar o beneficiar a otra y de nuevo el director general podrá aprovechar para profundizar en ello.
Por todo ello, en la gran mayoría de los casos la celebración de comités de dirección es muy beneficioso para el mejor funcionamiento del equipo directivo de una empresa.
Condiciones para el mejor funcionamiento de los consejos de dirección.
Ahora bien, para conseguir esos fines es importante plantear y organizar los comités de dirección de forma seria y ordenada. Para ello es aconsejable:
– celebración periódica: posiblemente la periodicidad idea sea quincenal. De forma que se puede fijar el día y la hora de la semana de las semanas primera y tercera de cada mes. Incluso puede estar fijando el criterio en el caso de festivos, para que todos los directivos puedan tener los espacios reservados en su agenda a corto y medio plazo.
– documentación y organización: En este sentido:
– Debe estar fijada la fecha tope para la presentación de informes a tratar en los comités.
– Debe estandarizarse la estructura de la información, para que los directivos tengan que estructurar y pensar sus propuestas pero no tengan que perder más tiempo del necesario.
– Debe entregarse a todo el equipo directivo el orden del día y la documentación de los puntos a tratar con el tiempo necesario.
– El director general debe preparar a conciencia todos y cada uno de los puntos a tratar, intentando prever cuáles de ellos pueden ser claves o conflictivos y cual es la mejor decisión y la mejor estrategia de comunicación.
Por último, siempre es útil tanto para el organizador como para los asistententes tener en cuenta las reglas básicas para mantener reuniones eficaces.
Así, en el caso de tener equipos directivos muy profesionales y rodados es posible que sea positivo seleccionar más el rango de las decisiones a adoptar en el seno de comité de dirección, y celebrar dichos comités de forma mensual y en equipos poco integrados en la empresa el número de decisiones y la periodicidad de los comités habra de ser mucho mayor.
