Cuando una empresa empieza a crecer rápidamente en facturación y a consolidarse en el mercado, resulta complejo acertar en los momentos para tomar decisiones oportunas y coherentes tanto en el ritmo de crecimiento de la plantilla, como en la inversión en las herramientas de control necesarias para que las decisiones puedan tomarse con la información necesaria.
En este sentido, cuando las facturas de proveedores y clientes se multiplican, la gestión de imputación de los costes para poder presupuestar con datos ciertos y por tanto minorar el riesgo de desvío se complica mucho. El gerente tendrá que decidir entre contratar un programa de control o encargar el diseño de unas hojas de cálculo personalizadas que permitan una gestión y análisis correcta de las facturas.
No se trata de una decisión intrascendente. La contratación de un ERP de control dejará preparada la empresa para crecer mucho más, pero obligará a contabilizar dentro de la empresa, lo que genera contratar al menos un contable, y a menudo hará más rígida la gestión de la empresa que generalmente hasta ahora no ha sufrido prácticamente nada en ese aspecto. Por tanto tendremos que incrementar la plantilla para generar nuestra información de gestión. Por el contrario podremos minorar el contrato con nuestro gestor ya que a partir de entonces dejara de llevar nuestra contabilidad pero seguirá llevando los temas laborales y fiscales. Un buen ERP puede contratarse por un coste razonable de 800 a 1.000 euros anuales y permitirá llevar a la par la contabilidad oficial de la empresa y una contabilidad analítica que permita la toma de decisiones. Lo que suele salir bastante más caro son las necesidades de personalización que cada empresa necesita de esa contabilidad analítica. Tanto es así que en muchos casos las empresas optan por volcar la información a Excel y personalizarla fuera del ERP. Por último uno de los principales problemas que este tipo de programas plantean es la gran dependencia que la empresa tendrá a partir de la contratación de la empresa propietaria del ERP, viéndose obligada a asumir las actualizaciones continuas del programa (y a menudo del precio), e incluso a adquirir otros módulos como el CRM, que dependiendo de los casos a lo mejor no es necesario, ya que cambiar de ERP se convierte en un esfuerzo traumático para las empresas.
Si la decisión de la dirección de la empresa es la de generar un programa en Excel para obtener una contabilidad analítica que no sale de la contabilidad oficial sino que se imputa en paralelo, la facilidad de la personalización será mucho mayor y no será necesaria la contratación de personal ni el pago por mantenimiento, pero las posibilidades de errores, y lo que es peor de eliminación de la información en el tiempo es mayor. Es muy importante que el responsable de este control gestiones correctamente las copias de las hojas de cada mes, mantenga los acumulados y coteje la información analítica con la contable. Si bien este tema no lleva demasiado tiempo, el responsable tiene que ser ordenado y riguroso. El principal problema de este sistema interno de control es que si la empresa sigue creciendo llegará un momento en que sea necesario acudir al ERP profesional porque el tiempo necesario para realizar el control sea excesivo y las posibilidades de error se multipliquen. Por lo tanto, en muchos de los casos, si el crecimiento de facturación es grande el ERP casero es solo una solución temporal.
Concluyendo, el ERP doméstico es una solución idónea para empresas que no crecen muy deprisa pero que precisan de una mejor información para decidir y presupuestar, eso sí, asumiendo que por muy bien que se trabaje se trata de un sistema ineficiente por definición, ya que se está duplicando la información contable. Por el contrario, el ERP profesional es la solución más razonable para empresas de rápido crecimiento, pero asumiendo el coste, la servidumbre que conlleva y la necesidad de contratar contables cuando no de terminar generando un departamento interno de administración.
